SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Hello pemuda Indonesia !

kali ini saya akan membahas masalah definisi sitem penyimpanan arsip  beserta macam -  macam serta kelebihan dan kekurangan suatu system arsip. Soo yuk kita lihat penjelasan dibawah ini !

Kalian pasti sudah pemiliah dengan kegiatan arsip mengarsip , kegiatan ini sering kita jumpai hamper diseluruh kegiatan di perkantoran , rumah sakit dan banyak lagi.

System penyimpanan itu sendiri adalah system yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana diperlukan.

      A.      Macam – macam System penyimpanan arsip sebagai berikut :

1.       Sistem penyimpanan abjad / alphabet

Yaitu system penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan dari kata tangkap ( nama ) dokumen yang bersangkutan. Nama tersebut diambil dari nama orang atau nama suatu instansi perusahaan / pemerintah.

·         Alasan suatu instansi selalu menggunakan  system penyimpanan abjad / alphabet :

-          Dokumen cenderung dicari melalu nama

-          Petugas menginginkan arsip yang terdiri dari nama yang sama dikelompokan dalam satu nama

-          Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

·         Keuntungan :

-          Arsip yang memiliki nama yang sama maka akan berekelompok dalam satu nama

-          Suarat masuk dan keluar disimpan didalam satu map yang sama

-          Pencarian arsip bisa langsung dilakukan melalui nama pengirim surat

-          Susunan guide dan folder sangat sederhana

-          Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan

·         Kerugian :

-          Pencarian dokumen untuk nama orang tidak bias dilihat dari nama depan

-          Arsip – arsip yang ada hubungannya satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah didalam penyimpanan

-          Ejaan huruf bias saja sering berubah – ubah

-          Harus menggunakan peraturan mengindeks

2.       Sistem Penyimpana Subject / Masalah

Yaitu system penyimpanan dokumen yang berdasarkan keppada isi dari dokumen bersangkutan , isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permaslahan, pokok surat atau subject.

·         Keuntungan :

-          Cepat dalam menenmukan karena kita langsung mengetahui masalah yang ada dalam surat

-          Kode masalah hanya diketahui oleh suatu instansi tertentu

·         Kerugian :

-          Hanya orang yang memiliki pengetahuan tinggi yang bias melakukan ini

-          Karena kode disesuaikan dengan instansi maka orang tersebut harus hafal kode yang digunakan dalam instansi

3.       Sistem Nomor

Yaitu system penyimpanan dasar.  Penyimpanannya adalah nama orang yang diganti dengan nomor, misalnya nomor rekening nasabah yang sebenernya berdasarkan nama orang. 

·         Keuntungan :

      -          Penyimpanan dapat lebih teliti

-          Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat

-          Sederhana dan mudah dilakukan

-          Dapat dipadai disegala surat / dokumen

·         Kerugian :

-          Lebih banyak waktu yang diperlukan dalam pencarian

-          Banyak menggunakan map

-          Perlu ruangan yang luas

4.       Sistem Geografis

Yaitu Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. System ini sering disebut juga system wilayah / nama tempat.

Sistem geografis dapat dikelola menjadi 3 ( tiga ) tingkatan yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus

·         Keuntungan :

-          Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah diketahui

-          Apabila terjadi penyimpanan arsip akan segera ditemukan

·         Kerugian :

-          Kemungkinan akan terjadi salah penyimpanan

-          Harus mengetahui letak geografis

-          Perlu adanya guide / semacam buku petunjuk

5.      Sistem Tanggal

Yaitu system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.  

·         Keuntungan :

-          System penyimpanan yang sederhana

-          Mudah dalam pembuatannya

-          Sangat mudah digunakan oleh instansi perusahaan yang berkaitan dengan tanggal   jatuh tempo

-          Sangat mudah di terapkan

·         Kerugian :

-          Hanya cocok digunakan di perusahaan kecil

-          Hanya cocok digunakan dalam surat yang berjumlah sedikit

-          Sulit diingat karena orang susah menghafal tanggal

-          Tidak semua unit perusahaan cocok menggunakan system ini