PENGERTIAN ARSIP & KEARSIPAN

Hello Pemuda Indonesia !

Kali ini saya akan sharing mengenai pengertian dan apaitu system kearsipan atau arsip menurut pandangan saya. Mungkin bagi sebagian orang masih awam dan belum mengetahui apa sih arti dan makna atau kegunaan dari arsip itu sendiri, serta mungkin banyak yang menyimpulkan bahwa arsip itu adalah menaruh / mengumpulkan / menyimpan dokumen saja. Agar kita tahu dan mengerti makna dari arsip yuk sama – sama kita simak penjelasan dibawah ini.

Soo let’s go

A.      PENGERTIAN KEARSIPAN

Pertama – tama saya akan menjelaskan pengertian kearsipan menurut Undang – undang No 7 tahun 1971 sebagai berikut :

a.   Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b.   Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta atau perorangan , dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

             B.      PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai badan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media computer dll

              C.      PENGGOLONGAN ARSIP

1.       PENGGOLONGAN ARSIP DARI SEGI FUNGSINYA :

a.       ARSIP DINAMIS ( RECORD )

Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

b.       ARSIP STATIS ( ARCHIVE )

Yaitu arsip tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanan , penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi.

2.       PENGGOLONGAN ARSIP DITINJAU DARI SEGI HUKUM

a.       ARSIP OTENTIK

Yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan Foto copy atau Film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip ( dapat digunakan sebagai bukti hokum yang sah )

b.       ARSIP TIDAK OTENTIK

Yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli denan tinda ( contoh : foto coppy, film, mikro film, print out, dll )

Jadi Makna dan Ruang Lingkup kegiatan arsip itu sendiri adalah dapat dikatakan bahwa dimana kegiatan manusia niscaya disitu akan terdapat arsip. Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk keperluan administrasi , hokum dan kepentingan – kepentingan pembuktian – pembuktian yang otentik dan sebagainya. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau teknologi tinggi seperti misalnya computer.

Bukti atau rekaman yang diperlukan dan dihasilkan dari setiap kegiatan itulah yang perlu kita sistematiskan agar kita mudah dalam mencari atau menemukan butti tersebut secara lebih mudah dan tidak perlu menggunakan banyak waktu.