PERALATAN & PERLENGKAPAN PENYIMPANAN ARSIP

Hello Pemuda Indonesia !

Kali ini saya mau sharing Peralatan dan perlengkapan apa aja sih yang kita perlukan ketika kita inging membuat suatu arspi agar mudah ditemukan dan menghemat waktu kita agar pekerjaan kita lebih efektif dan efiesien serta tidak terhambat dengan sulitnya mencari bukti arsip yang kita inginkan atau kita butuhkan.

So Let’s Go !

Pertama – tama sebelum kita menyiapkan peralatan untuk melakukan kegiatan kearsipan atau mengarsip hal yang harus kita pertimbangkan adalah sebagai berikut :

            1.       Bentuk alami dari arsip itu sendiri yang akan disimpan kita harus mengetahu berapa banyak                 jumlah bukti dari arsip tersebut, berapa ukuran bukti dari arsip tersebut serta berat nya.

            2.       Seberapa banyak frekuensi arsip itu digunakan

            3.       Lama arsip disimpan difileaktif dan file in aktif

            4.       Lokasi dari fasilitas penyimpanan arsip itu sendiri seperti Sentralisasi atau Desentralisasi

            5.       Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya

            6.       Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip in aktif

            7.       Bentuk organisasi

            8.       Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

A.    PERALATAN

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokan dalam 3 ( tiga ) jenis alat penyimpanan yaitu :

1. Alat penyimpanan tegak ( Vertical file )

Yaitu pealatan penyimpanan tegas jenis ini umum digunakan dalam kegiatan pengurusan arsip jenis ini sering disebut juga dengan lemari arsip ( filling Cabinet )

Filling Cabinet dibagi menjadi 2 yaitu :

a.       Filling cabinet yang isinya dengan folder biasa

b.       Filling cabinet yang isinya dengan folder gantung

                       Tempat penyimpanan ini digunakan untuk ukuran surat yang disusun secara vertikal                berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih                aktif. dan filling cabinet ini dapat menyimpan 5000 lembar arsip.

2.   Alat Penyimpanan Menyamping

           Walaupun sebenarnya arsip ini diletakan juga secara vertical , tetapi peralatan ini tetap saja disebut file literal. Karena letak map – mapnya menyamping laci. Arsip disimpan secra leteral seperti :

      a.  Lemari Arsip  

            b. Rak Arsip

3.  Alat Penyimpanan Elektronik ( Power File )

                 Penggunaan file elektronik ini lebih mahal dibandingkan file – file model lain. Dengan menggunakan file ini, penggunaan tenaga manusia dalam pengurusan arsip atau manajemen kearsipan dapat dikurangi.

4. Rotary ( Lemari Putar )

              Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

B.   PERLENGKAPAN PENYIMPANAN ( FILLING SUPPLIES )

1.  Maap Arsip

             map arsip berguna untuk menyimpan surat - surat atau dokumen yang ini kita arsip, Map arsip terdiri dari lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. map arsip pun memiliki banyak macam nya seperti :

      a. Stopmap folio

               map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

     b. Map snelhecter

           map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

     

            c. Folder

                   map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik                  saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip                    yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

           d. Hanging folder

                 folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang                   yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau                 indeks arsip yang ada di dalamnya.

 2. Ordner

             Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. 

3. Guide 

         yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sebagai berikut :

     1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau             indeks (pengelompokan) arsip.

     2.   Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

         Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat        juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.

           Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

4.  Perforator

              Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.  Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

       *  Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat        sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

       *  Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas           tepi perorator.

       * Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

 5. Stepler

          Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas

  6. Numerator

           numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.

       a.  Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

      b.  Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih              dari  6 digit.

           Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

             Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b)  Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator

itu dia peralatan & perlengkapan yang kita butuhkan dalam melakukan kegiatan kearsipan, sekian dari saya karena sebaik - baiknya ilmu adalah ilmu yang bermanfaat untuk orang lain terimakasihhhhhh !

jangan lupa follow Yups